Was ist eine Mahnung?

Kaufmännische Mahnung

Die in der Rechnung gesetzte Zahlungsfrist ist bereits abgelaufen, der offene Betrag aber noch nicht bezahlt – dann startet der Mahnlauf. Dieser kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Weder für die Anzahl der Mahnungen noch für die Formulierung gibt es eine vorgeschriebene Form.
Unter einer Mahnung versteht man eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen.

Grundlage ist immer eine bereits fällige Forderung, zum Beispiel aus einer gestellten Rechnung, bei der die Zahlungsfrist schon abgelaufen ist oder eine wiederkehrende Leistung, die zum festgelegten Termin nicht bezahlt wurde. Ist hier der gesetzte Zahlungstermin abgelaufen, befindet sich der Zahlungspflichtige in Verzug – auch ohne Mahnung!

Bei einer außergerichtlichen Mahnung durch den Gläubiger selbst spricht man auch oft von einer „kaufmännischen Mahnung“.

Mahnung, Kosten und Verzug

Eine Mahnung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Wie gemahnt wird hängt meist davon ab, wie die generelle Kommunikation zwischen den Vertragspartnern geführt wird - in der Regel aber schriftlich per Brief oder per E-Mail.
Wenn man sich üblicherweise per E-Mail austauscht, lohnt es sich, im E-Mail-Postfach immer mal wieder den Blick in den SPAM-Ordner zu werfen. Es kann schon mal vorkommen, dass aus verschiedenen Gründen eine solche Mail als SPAM aussortiert wird.
Eine bestimmte Form der Mahnung ist nicht vorgeschrieben. Die Mahnung kann auch mündlich erfolgen. Das Wort „Mahnung“ oder die Ankündigung bestimmter Folgen ist nicht erforderlich.

Hilfreich für den Empfänger sind Inhalte wie:

• Name, Anschrift des Gläubigers und des Schuldners
• Datum und Fälligkeit der Rechnung
• Rechnungs- und Lieferscheinnummer
• Höhe der ausstehenden Zahlung
• Verzugszinsen und entstandene Mahnkosten

Wie hoch dürfen Mahnkosten sein?

Schon ab der ersten Mahnung nach Verzugseintritt dürfen Verzugskosten in Rechnung gestellt werden. Eine klare gesetzliche Regelung über die Höhe gibt es aber nicht: Üblich sind Mahnkosten von 1,95 Euro bis zu 5 Euro pro Mahnung. Zusätzlich darf der Gläubiger auch Verzugszinsen berechnen. Die Höhe des Basiszinssatzes wird von der Bundesbank immer zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres festgelegt.

Ab wann tritt Verzug ein?

Der Tag, an dem ein Schuldner in Verzug gerät, ist wichtig für die Berechnung der Kosten. Alle Kosten, die dem Gläubiger ab diesem Zeitpunkt entstehen, muss der Schuldner erstatten. Dem Gläubiger entsteht durch das Ausbleiben der Zahlung und den dadurch notwendigen Mahnprozess ein unnötiger Mehraufwand. Die dabei anfallenden Kosten bezeichnet man als Verzugsschaden.

Der Verzug kann unter anderem ohne Mahnung eintreten, wenn die in § 286 BGB geregelten Voraussetzungen erfüllt sind:

Festgelegtes oder errechenbares Datum: Ist ein bestimmter Zahlungstermin oder eine konkret errechenbare Zahlungsfrist vertraglich vereinbart, ist keine Mahnung erforderlich.

Automatischer Verzug: Der Verzug tritt automatisch spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung ein, wenn der Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt und der Kunden als Verbraucher gezielt darauf hingewiesen wurde. Es ist allerdings unwirksam, den Verzicht auf eine Mahnung durch Allgemeine Geschäftsbedingungen zu regeln.

Zahlung verweigert: Wenn der Verbraucher die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert, ist eine Mahnung nicht erforderlich. Es muss sich aus der Erklärung ergeben, dass die Verweigerung das definitiv letzte Wort ist.

Selbstmahnung: Wenn der Schuldner der Forderung die Zahlung verbindlich zusagt, sich dann aber nicht an die Absprache hält, spricht man von Selbstmahnung. Gleiches gilt, wenn die Leistung ausdrücklich angekündigt wurde – wie beispielsweise bei einem gescheiterten Lastschrifteinzug.