Wähle eine Kategorie

Wählen Sie eine Kategorie

SUCHE

Was ist eine Mahnung?

Unternehmen sind darauf angewiesen, dass Rechnungen schnellstmöglich bezahlt werden – kleinere sogar mehr als größere. Haben kleine Unternehmen, wie beispielsweise Handwerksbetriebe, Ausfälle durch nicht gezahlte Rechnungen, kann das schwerwiegende Folgen haben – bis hin zur Entlassung von Mitarbeitenden oder gar Schließung des Unternehmens.

Um das zu verhindern, versuchen Unternehmen erst einmal selbst auf dem direkten Weg ihre Kunden durch eine Mahnung oder Erinnerung zur schnellen Bezahlung zu aktivieren.

Redaktions-Team | Okt. 4, 2023 6 min
Was ist eigentlich die Definition einer Mahnung?

Kaufmännische Mahnung

Die in der Rechnung gesetzte Zahlungsfrist ist bereits abgelaufen, der offene Betrag aber noch nicht bezahlt – dann startet der Mahnlauf. Dieser kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Weder für die Anzahl der Mahnungen noch für die Formulierung gibt es eine vorgeschriebene Form.
Unter einer Mahnung versteht man eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen.

Grundlage ist immer eine bereits fällige Forderung, zum Beispiel aus einer gestellten Rechnung, bei der die Zahlungsfrist schon abgelaufen ist oder eine wiederkehrende Leistung, die zum festgelegten Termin nicht bezahlt wurde. Ist hier der gesetzte Zahlungstermin abgelaufen, befindet sich der Zahlungspflichtige in Verzug – auch ohne Mahnung!


Bei einer außergerichtlichen Mahnung durch den Gläubiger selbst spricht man auch oft von einer „kaufmännischen Mahnung“.

Ziel der Mahnung

Wann ist eine Mahnung erforderlich oder notwendig?


Verlegt, vergessen oder übersehen - das kann jedem mal passieren. Aus diesem Grund erinnern Unternehmen ihre Kunden mit einer Mahnung an die noch offene Rechnung, bevor sie weitere Schritte einleiten.


Für viele Firmen ist das Versenden von Zahlungserinnerungen ein wichtiger Teil im Kundenservice für eine weiterhin gute Kundenbeziehung. Von der Unternehmerseite betrachtet ist dieser Schritt aber auch enorm wichtig, um schnellstmöglich Außenstände zu minimieren. Jede Zahlungsverzögerung kann immense Folgen für das Unternehmen bedeuten.


Eine Mahnung setzt den Zahlungspflichtigen in Verzug, wenn die Rechnungen oder Verträge im Vorfeld nicht bereits so aufgesetzt wurden, dass auch bei Nichtzahlung der Verzug ohne Mahnung eintritt. Die Ausnahmefälle sind gesetzlich geregelt.

Mahnung, Kosten und Verzug

Eine Mahnung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. Wie gemahnt wird hängt meist davon ab, wie die generelle Kommunikation zwischen den Vertragspartnern geführt wird - in der Regel aber schriftlich per Brief oder per E-Mail.
Wenn man sich üblicherweise per E-Mail austauscht, lohnt es sich, im E-Mail-Postfach immer mal wieder den Blick in den SPAM-Ordner zu werfen. Es kann schon mal vorkommen, dass aus verschiedenen Gründen eine solche Mail als SPAM aussortiert wird.
Eine bestimmte Form der Mahnung ist nicht vorgeschrieben. Die Mahnung kann auch mündlich erfolgen. Das Wort „Mahnung“ oder die Ankündigung bestimmter Folgen ist nicht erforderlich.

Hilfreich für den Empfänger sind Inhalte wie:

  • Name, Anschrift des Gläubigers und des Schuldners
  • Datum und Fälligkeit der Rechnung
  • Rechnungs- und Lieferscheinnummer
  • Höhe der ausstehenden Zahlung
  • Verzugszinsen und entstandene Mahnkosten

 

Wie hoch dürfen Mahnkosten sein?

Schon ab der ersten Mahnung nach Verzugseintritt dürfen Verzugskosten in Rechnung gestellt werden. Eine klare gesetzliche Regelung über die Höhe gibt es aber nicht: Üblich sind Mahnkosten von 2,50 Euro bis zu 10 Euro pro Mahnung. Zusätzlich darf der Gläubiger auch Verzugszinsen berechnen. Die Höhe des Basiszinssatzes ist auf den Seiten der Oesterreichischen Nationalbank abrufbar.

 

Ab wann tritt Verzug ein?

Der Tag, an dem ein Schuldner in Verzug gerät, ist wichtig für die Berechnung der Kosten. Alle Kosten, die dem Gläubiger ab diesem Zeitpunkt entstehen, muss der Schuldner erstatten. Dem Gläubiger entsteht durch das Ausbleiben der Zahlung und den dadurch notwendigen Mahnprozess ein unnötiger Mehraufwand. Die dabei anfallenden Kosten bezeichnet man als Verzugsschaden.

Der Verzug kann unter anderem ohne Mahnung eintreten:

Festgelegtes oder errechenbares Datum: Ist ein bestimmter Zahlungstermin oder eine konkret errechenbare Zahlungsfrist vertraglich vereinbart, ist keine Mahnung erforderlich.

Automatischer Verzug: Der Verzug tritt automatisch spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung ein, wenn der Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt und der Kunden als Verbraucher gezielt darauf hingewiesen wurde. Es ist allerdings unwirksam, den Verzicht auf eine Mahnung durch Allgemeine Geschäftsbedingungen zu regeln.

Selbstmahnung: Wenn der Schuldner der Forderung die Zahlung verbindlich zusagt, sich dann aber nicht an die Absprache hält, spricht man von Selbstmahnung. Gleiches gilt, wenn die Leistung ausdrücklich angekündigt wurde – wie beispielsweise bei einem gescheiterten Lastschrifteinzug.

Mahnstufen

Es gibt keine Vorschrift oder gesetzliche Pflicht wie viele Mahnungen versendet werden müssen, bevor ein Unternehmen die Angelegenheit an einen Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen abgeben darf.
Um ihren Kunden die Unannehmlichkeit zu ersparen, versuchen viele Firmen erst einmal selbst, ihre Außenstände wieder in den Griff zu bekommen.

Zahlungserinnerung
Wie der Name sagt, soll der Kunde hiermit an die fällige Zahlung erinnert werden. Das Unternehmen geht davon aus, dass lediglich vergessen wurde, die Rechnung zu zahlen.

Erste Mahnung
Wenn trotz erbrachter Leistung die Rechnung für eine Ware oder einen Service nicht bezahlt wird, startet der Mahnlauf mit der ersten Mahnung.

Zweite Mahnung
Gesetzlich gibt es keine Vorschrift, wie viele Mahnungen zu verschicken sind. Jedes Unternehmen entscheidet selbst. Eine zweite Mahnung hat für den Kunden den Vorteil eines weiteren Zahlungsaufschubes.

Letzte Mahnung
Die letzte Mahnung ist die „letzte Gelegenheit“, reinen Tisch zu machen, bevor weitere Schritte eingeleitet werden – die dann meist noch richtig Geld kosten. Diese Frist sollte man also nicht verstreichen lassen.

 

Legal bases

  • Warning notice: § 286 I, 2 BGB
  • Damages for delay: §§ 280 I, II, 286 BGB
  • Default interest: § 288 BGB
  • Limitation: § 214 I BGB

Identität

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus Gründen der Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen nur die grammatikalisch männliche Form verwenden. Gemeint sind stets Menschen jeder geschlechtlichen Identität.