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Stresslevel: Reconciliation

Wer kennt es nicht? Der Stresstest für jede Buchhaltungsabteilung ist die Reconciliation – - der Abgleich aller eingehenden und ausgehenden Zahlungsbuchungen mit den tatsächlichen Geldflüssen. Oft kommen hier zahlreiche Informationsquellen wie verschiedene Buchungskreise und Konten, Zahlungsavise (sog. Settlement Files oder APIs) von Kreditkarten- oder Payment-Service-Providern zusammen, die dann auch noch um Gebühren, Chargebacks und Einbehalte gemindert sind.

Riverty Apr. 4, 2023 6 min

Jemand, der bei diesem Thema relaxed bleibt, ist David Schophaus, Product Lead Accounting bei Riverty.

Im dynamischen Umfeld von Zahlarten, Regulation und herausfordernden Prozessen bleibt er am Ball. Mit seinem Team findet er Lösungen für komplexe Herausforderungen. Und er plädiert dafür, dass die Themen Zahlartenabstimmung, Buchhaltung und Automatisierung in jedem Marktangang früh auf der Agenda stehen sollten.

Aber erstmal von vorne.

David, was genau gehört zu deinen Aufgaben bei Riverty?

Ich beschäftige mich seit gut 20 Jahren mit den Themen Buchhaltung, Reconciliation bzw. Zahlungsabstimmung und Automatisierung. Derzeit entwickle ich mit einem Team von Expert:innen unser Produkt Accounting as a Service. End to end. Bei uns laufen die internen Fäden von Sales, Marketing bis hin zu Controlling und Operations zusammen. Dazu gehört es, Anforderungen des Marktumfelds und unserer Kunden vorauszusehen, Ideen zu finden und natürlich auch, sie Realität werden zu lassen.

Was macht die Komplexität im Accounting aus?

Die Geschwindigkeit des Marktes nimmt immer weiter zu – die Landschaft an Zahlarten und Service Providern bei der Abwicklung wird zeitgleich komplexer. Wenn unterschiedliche Zahlarten, Zahlungsavise und Währungen sowie eine Menge miteinander vernetzter Systeme im Spiel sind, ist der Abgleichprozess sehr intensiv und verstrickt. Besonders die Branchen eCommerce, Mobility und Digital Media haben in den letzten Jahren unglaublich stark skaliert, neue Käufergruppen dazu gewonnen und Geschäftsmodelle auf ganze Kontinente ausgerollt. Buchhaltungsaufwände wachsen natürlich mit, spätestens gegen Monats- und Jahresende wird das sichtbar. Der Prozess der Reconciliation, also die Zuordnung von Zahlungseingängen zu den offenen Posten, wird daher immer wichtiger und sollte gleichzeitig wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Was hat sich in den letzten 20 Jahren in der Buchhaltung geändert?

Ich habe die Anfänge des eCommerce und die Jahre darauf mit viel Wandel und Umbruch, insbesondere in der Telco-Branche, miterlebt. Vor 20 Jahren sah die Buchhaltung und die Reconciliation noch ganz anders und deutlich manueller aus. Ehrlich gesagt sogar ziemlich abenteuerlich, denn Excel war Freund und Feind gleichzeitig. Es war komplett üblich, dass Zahlungsabstimmungen mit Hilfe von Tabellen vorgenommen wurden und durch Formelfehler, fehlerhafte Importe, falsche Einträge oder Bezüge haben wir oft nächtelang Phantomdifferenzen hinterhergesucht. Das war eine unserer Triebfedern, um ziemlich schnell ein engmaschiges Kontrollsystem einzuführen. Den gesamten Monat zu nutzen, um manuelle Prüfungen durchzuführen. Prozesse immer mehr zu verfeinern und zu automatisieren.

Wie sieht die Buchhaltung bei Unternehmen heute aus?

Excel ist bei vielen Unternehmen immer noch nicht verschwunden, viele Prozesse sind natürlich inzwischen automatisiert, im besten Fall digital. Die größte Veränderung ist aber, dass immer mehr Zahlarten, Bankpartner und Länder dazu gekommen sind. Gleichzeitig sind IT-Ressourcen für Anpassungen und Erweiterungen in den meisten Unternehmen sehr rar und Buchhaltungsthemen sind bei den meisten unserer Kunden einfach nicht das Top-Prio Thema. Wie ich eingangs außerdem sagte: die Komplexität steigt. Unsere Kunden, oft Händler, müssen schnell sein. Nischen besetzen, die Time-to-Market immer weiter kürzen. Wir helfen mit einer standardisierten Integration in bestehende Systeme. Damit beim Händler fast kein Aufwand für die Anbindung entsteht und trotzdem sehr schnell ein Buchhaltungssystem mit hoher Marktreife und maximalem Automatisierungsgrad zur Verfügung steht. Eine irgendwo hängengebliebene Zahlung, die nicht rechtzeitig entdeckt wird, kann zu einer Störung in der Endkundenbeziehung sowie einem finanziellen Verlust für den Händler führen.

Was kann denn tatsächlich schief gehen, wenn die Buchhaltungsprozesse nicht sitzen?

Puh, so ziemlich alles. Das fängt bei dysfunktionalen Abstimmungsprozessen an, häufig Excel basiert, die es fast unmöglich machen, Zahlungseingänge abzustimmen. Das kann dazu führen, dass Differenzen ungeklärt bleiben, fehlerhafte Gebührenberechnungen seitens der Payment Anbieter nicht entdeckt werden, und ein Unternehmen Millionen von Euros abschreiben muss. Das will kein Händler, das will ich nicht. Wir nehmen aber auch die schweren Fälle (er lacht) und können wichtige Impulse in Richtung Digitalisierung und Automatisierung setzen. Wenn man auf diese Art einem Kunden helfen kann – das motiviert so richtig.

Ein guter Reconcilationprozess verhilft Unternehmen also zu sicheren Einnahmen. Wie kann er darüber hinaus zum Unternehmenserfolg beitragen?

Neben den harten Aspekten kann durch saubere Abstimmung etwas ganz Wichtiges erreicht werden: Zahlungen, die zeitgerecht und richtig verbucht werden, vermeiden ungerechtfertigte Mahnungen. Der Endkunde erhält Rückzahlungen schnell und verlässlich. Der Kundenservice wird weniger beansprucht. Kurzum: Auch die Endkundenzufriedenheit steigt. Eine wichtige KPI unserer Kunden.